Telefono che squilla sul banco, la segretaria impegnata con un cliente

Progetti / Odontoiatria

La segreteria
ritrova continuità.

Voce, agenda, preventivi e procedure possono seguire lo stesso percorso. Oggi è spesso una persona a ricucire strumenti separati mentre continua a rispondere allo studio. Rendiamo quel passaggio visibile e più gestibile.

Vedi i flussi Parliamone

Dove si interrompe il percorso?

Una richiesta attraversa più strumenti prima di ricevere il suo seguito.

La chiamata apre il lavoro, l’agenda lo orienta e il piano approvato alimenta il preventivo. Le decisioni cliniche restano sempre ai professionisti.

Richiesta
Piano approvato
Preventivo
Seguito

Dal punto in cui la segreteria ricuce il lavoro, le stazioni che potrebbero tenerlo unito.

Che cosa può cambiare nello studio?

Cinque flussi collegano richieste, documenti e operazioni senza spostare il giudizio clinico. Sono configurazioni da verificare su strumenti, dati e procedure dello studio. Dexar Vocal è disponibile su progetto dopo il collaudo dei collegamenti.

Preventivi pronti dal piano approvato

Dal piano approvato al documento

Il piano definito dal professionista diventa una bozza di preventivo completa: voci, quantità, listino, condizioni e documenti dello studio.

EntraPiano approvato + listino dello studio
CostruiamoAbbina le voci, calcola gli importi e prepara il documento
EscePreventivo da verificare e approvare

Si misura su: Tempo per preparare il documento, correzioni necessarie, preventivi con un prossimo passo.

Serve che ci sia già: Piano e listino utilizzabili, modello del documento e accesso al gestionale da verificare.

Dexar Vocal per richieste organizzative

Dexar Vocal · Su progetto · realizzato per un cliente

Un agente che raccoglie le richieste, risponde alle domande organizzative, prenota direttamente nell’agenda del gestionale o passa la chiamata alla persona giusta.

EntraChiamata allo studio
CostruiamoRaccoglie il motivo, consulta le regole e propone il prossimo passo
EsceRichiesta strutturata o passaggio alla segreteria

Si misura su: Richieste con esito, qualità della raccolta e tempo della segreteria.

Serve che ci sia già: Telefonia, regole, agenda e passaggio umano, collaudati prima dell’attivazione.

Disdette collegate alla lista d’attesa

Un’agenda che segue il lavoro

Una disdetta attiva un percorso: segnala lo spazio libero, prepara le opzioni compatibili e organizza il seguito della segreteria.

EntraDisdetta + disponibilità + preferenze
CostruiamoControlla le regole e prepara i contatti da valutare
EsceProposta di riassegnazione da confermare

Si misura su: Minuti di gestione, proposte confermate e appuntamenti effettivamente svolti.

Serve che ci sia già: Disponibilità affidabili, preferenze di contatto e criteri approvati dallo studio.

Procedure consultabili con la fonte

Le procedure, a portata di domanda

Orari, procedure, ruoli e risposte amministrative diventano una base consultabile dalla segreteria, con riferimento alla fonte.

EntraProcedure e materiali organizzativi approvati
CostruiamoTrova la risposta e indica il documento di riferimento
EsceIstruzione operativa con fonte e referente

Si misura su: Tempo di ricerca, risposte corrette e procedure da aggiornare.

Serve che ci sia già: Fonti, ruoli e un referente responsabile della conoscenza.

Acquisti e anomalie più leggibili

Dati utili al titolare

Fatture e acquisti diventano confrontabili: variazioni di prezzo, consumi disponibili, richieste aperte e attività amministrative da seguire.

EntraExport e documenti autorizzati
CostruiamoConfronta articoli, periodi e stati del lavoro
EsceSegnali da verificare con il responsabile

Si misura su: Tempo per produrre il report, dati completi e anomalie confermate.

Serve che ci sia già: Export affidabili e cataloghi confrontabili. Estensione dopo il primo flusso.

Scenario illustrativo: configurazioni possibili, da verificare sui dati e sugli strumenti della singola azienda. «Su progetto»: servizio configurato e collaudato su ogni cliente prima dell’attivazione.

Le possibilità sono tracciate. Ora va scelta quella con dati affidabili, regole chiare e una persona responsabile.

Da quale flusso conviene partire?

Una richiesta ricorrente deve avere regole riconoscibili e un esito verificabile.

Il primo perimetro può unire Company Brain della segreteria e gestione delle richieste. Preventivi e agenda entrano dopo aver verificato listino, dati e gestionale.

01Fonti organizzative approvate
02Agenda collegabile
03Regole di passaggio chiare
04Referente della segreteria
05Verifica del risultato

Persona di spalle davanti alla scheda di una richiesta sullo schermo

Richieste & voce · lo stesso processo, in altri mestieri

Ogni contatto trova il suo prossimo passo.

Agenti vocali, raccolta delle richieste, appuntamenti e passaggi al team. Il processo si adatta a clienti, pazienti, fornitori o assistiti.

Segreteria dello studio
Richiesta di sopralluogo
Assistenza su un ordine

Le domande che ci fanno gli studi.

01La segreteria passa metà della giornata al telefono. Da dove partiamo?

Di solito dalle richieste organizzative: prenotazioni, spostamenti, informazioni su orari e prestazioni. Dexar Vocal le gestisce secondo le regole dello studio e passa alla segreteria tutto ciò che richiede una persona.

02Il sistema dà informazioni cliniche ai pazienti?

No. Le decisioni cliniche restano sempre ai professionisti: il sistema non interpreta richieste cliniche e le passa allo studio.

03Possiamo preparare i preventivi partendo dal piano di cura?

Sì, se piano e listino sono utilizzabili. Il piano approvato dal professionista diventa una bozza di preventivo completa, che lo studio verifica e approva prima dell’invio.

04Funziona con il nostro gestionale?

Dipende dal gestionale e dal tipo di collegamento disponibile. Lo verifichiamo durante la mappatura, prima del preventivo, senza promettere compatibilità al buio.